Hướng dẫn sử dụng AJT Digital OS

Trang chủ & cách điều hướng

Hiểu bố cục màn hình để tìm đúng chỗ cần làm việc.

1. Sau khi đăng nhập, bạn thấy trang "Cần xử lý hôm nay" - đây là bảng việc cần chú ý (lead cần follow-up, việc quá hạn, công nợ tới hạn...).
2. Trên máy tính: menu nằm ở cột bên trái. Trên điện thoại: bấm biểu tượng ba gạch ở góc trên để mở menu, chạm một mục là menu tự đóng.
3. Menu gom theo nhóm cho dễ tìm: Tổng quan (Cần xử lý hôm nay, Báo cáo), Khách hàng & Kinh doanh (Lead, Hộp thư, Hỗ trợ học viên, Công việc), Hồ sơ & Tài chính (Học sinh, Hợp đồng, Thanh toán, Hồ sơ tài liệu), Du học (Application, Trường, Học bổng, Visa, Xuất cảnh, Hỗ trợ sau nhập học), AI & Tri thức, và Hệ thống (Người dùng, Nhật ký, Cập nhật, Cài đặt).
4. Góc trên bên phải: chuông thông báo (số đỏ là số việc mới), nút đổi ngôn ngữ, và tên bạn - bấm vào tên để vào "Cài đặt tài khoản" hoặc đăng xuất.

Đăng nhập

Vào hệ thống bằng email, tên đăng nhập hoặc số điện thoại.

1. Mở trình duyệt, vào địa chỉ admin.ajt360.edu.vn.
2. Ở ô "Email / Tên đăng nhập / SĐT", nhập một trong ba thứ đó. Ô "Mật khẩu" nhập mật khẩu được cấp.
3. Bấm nút "Đăng nhập". Nếu tài khoản đã bật xác thực 2 lớp, màn hình hiện thêm ô "Mã xác thực 2 lớp (2FA)": mở app Authenticator, nhập mã 6 số rồi bấm Đăng nhập lại.
4. Nếu đã đăng ký vân tay/khuôn mặt, bấm nút "Đăng nhập bằng..." (Passkey) để vào nhanh không cần gõ mật khẩu.
5. Vào được là hệ thống chuyển tới trang "Cần xử lý hôm nay".

Đăng ký & chờ duyệt

Tự tạo tài khoản, sau đó Admin kích hoạt và phân quyền.

1. Ở trang đăng nhập, bấm "Đăng ký ngay".
2. Điền Họ và tên, Email, Số điện thoại (tùy chọn), Mật khẩu và Nhập lại mật khẩu. Thanh đo độ mạnh giúp bạn đặt mật khẩu đủ an toàn.
3. Bấm "Tiếp tục". Màn hình báo "Đăng ký thành công" và ghi rõ tài khoản đang chờ quản trị viên kích hoạt.
4. Chờ Admin duyệt và gán vai trò. Duyệt xong bạn mới đăng nhập được.

Quên / đặt lại mật khẩu

Lấy lại quyền truy cập khi quên mật khẩu.

1. Ở trang đăng nhập, bấm "Quên mật khẩu?".
2. Nhập email hoặc số điện thoại đã đăng ký, bấm "Gửi mã OTP".
3. Màn hình báo "Đã gửi yêu cầu". Nếu thông tin có trong hệ thống, hướng dẫn đặt lại sẽ được gửi tới bạn - kiểm tra email hoặc tin nhắn.
4. Mở liên kết đặt lại, nhập Mật khẩu mới và Nhập lại mật khẩu mới, bấm "Đặt lại mật khẩu" rồi đăng nhập lại.

Bảo mật tài khoản

Đổi mật khẩu, bật xác thực 2 lớp (2FA) và đăng nhập vân tay/khuôn mặt (Passkey).

1. Bấm tên bạn ở góc phải trên để vào "Cài đặt tài khoản".
2. Đổi mật khẩu: nhập Mật khẩu hiện tại, Mật khẩu mới, Nhập lại rồi bấm "Đổi mật khẩu". Mật khẩu cần tối thiểu 8 ký tự, có chữ HOA, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
3. Bật 2FA: ở mục "Xác thực 2 lớp (2FA)" bấm "Bật 2FA", mở app Authenticator (Google Authenticator, Microsoft Authenticator...), quét mã hoặc thêm khóa thủ công, nhập mã 6 số rồi bấm "Xác nhận".
4. Passkey: ở mục "Passkey - đăng nhập bằng vân tay / khuôn mặt" bấm "Thêm passkey", làm theo yêu cầu của thiết bị (Face ID, Touch ID, Windows Hello, vân tay Android).

Bật thông báo & cài app ra màn hình chính (PWA)

Nhận thông báo đẩy như ứng dụng và thêm biểu tượng AJT ra màn hình điện thoại.

1. Vào "Cài đặt tài khoản" > mục "Thông báo đẩy", bấm "Bật thông báo". Trình duyệt hỏi quyền thì chọn Cho phép.
2. Từ đó, có việc mới (lead mới, hồ sơ, công nợ, tin học viên...) hệ thống báo ngay trên thiết bị kể cả khi không mở trình duyệt. Muốn tắt thì bấm "Tắt thông báo".
3. Cài ra màn hình chính: trên điện thoại mở menu trình duyệt rồi chọn "Thêm vào màn hình chính". Biểu tượng "AJT Digital OS" cùng logo sẽ nằm như một app.

Cài đặt tài khoản

Tự đặt họ tên, số điện thoại, tên đăng nhập và ảnh đại diện.

1. Vào "Cài đặt tài khoản" > mục "Họ tên & Số điện thoại". Nhập Họ tên, Số điện thoại rồi bấm "Lưu". Tên mới hiển thị ngay ở góc phải, không cần đăng nhập lại.
2. Mục "Tên đăng nhập (username)": đặt username để đăng nhập bằng tên thay cho email (3-30 ký tự, bắt đầu bằng chữ thường, chỉ gồm chữ thường/số/dấu chấm/gạch dưới), bấm "Lưu". Bỏ trống để xóa.
3. Mục "Ảnh đại diện": bấm "Tải ảnh lên" để đổi ảnh (mọi định dạng, tối đa 25MB), hoặc "Gỡ ảnh" để dùng logo AJT mặc định.

Đổi ngôn ngữ

Chuyển giao diện giữa Tiếng Việt, English và 中文.

1. Bấm nút cờ / chọn ngôn ngữ ở góc trên bên phải (có ở cả trang đăng nhập và trong hệ thống).
2. Chọn Tiếng Việt, English hoặc 中文. Giao diện đổi ngay theo lựa chọn.
3. Cổng học viên cũng có nút đổi ngôn ngữ tương tự để học viên tự chọn.

🧭 Bắt đầu nhanh: Ban Giám đốc / Admin Toàn quyền

Bao quát toàn hệ thống, cấu hình và giám sát.

1. Xem "Cần xử lý hôm nay" và Báo cáo để nắm bức tranh chung. Xem mục Báo cáo.
2. Tạo tài khoản nhân viên và gán vai trò ở Người dùng. Xem Người dùng & phân quyền.
3. Chỉnh quyền từng vai trò (tick chức năng) ở Cài đặt > Vai trò. Xem Vai trò & tùy biến quyền.
4. Cấu hình chung, mẫu email/giấy tờ, kênh gửi, tự phân công ở Cài đặt hệ thống. Xem Cài đặt hệ thống.
5. Bật trợ lý AI ở Cấu hình AI (tùy chọn). Xem Cấu hình AI.
6. Gửi thông báo toàn công ty và quản lý popup. Xem Thông báo chung & Popup.
7. Theo dõi Nhật ký hệ thống và Nhật ký lỗi. Xem Nhật ký.

🧭 Bắt đầu nhanh: Quản lý Kinh doanh QLKD

Điều phối đội sale, theo dõi chuyển đổi và giao việc.

1. Mở Lead & CRM, lọc theo mức độ (HOT/WARM/COLD) và trạng thái để nắm phễu. Xem Lead & CRM.
2. Giao việc cho nhân viên ở Công việc và theo dõi quá hạn. Xem Công việc.
3. Theo dõi học sinh mới và tiến độ nộp hồ sơ ở Học sinh và Application.
4. Xem hợp đồng, công nợ (chỉ xem) để nắm doanh số. Xem Hợp đồng.
5. Xuất báo cáo và số liệu ở Báo cáo (có quyền Xuất). Xem Báo cáo.
6. Đánh giá hiệu quả chăm sóc học viên. Xem Phân tích chăm sóc.

🧭 Bắt đầu nhanh: Sale / Tư vấn Sale

Tiếp nhận khách, tư vấn, chốt và mở hồ sơ học sinh.

1. Vào Lead & CRM, mở lead được giao, gọi/nhắn và cập nhật trạng thái sau mỗi lần chăm sóc. Xem Lead & CRM.
2. Đặt Follow-up kế tiếp để hệ thống nhắc, tránh bỏ sót khách.
3. Khi khách đồng ý, bấm "Chuyển thành Student" để mở hồ sơ học sinh. Xem Học sinh.
4. Tạo Công việc cho các đầu việc cần làm với khách. Xem Công việc.
5. Trả lời tin nhắn học viên ở Hỗ trợ học viên khi được phân công. Xem Hỗ trợ học viên.

🧭 Bắt đầu nhanh: Case Manager (Hồ sơ) Case Manager

Thu và kiểm hồ sơ, nộp trường, theo tiến độ tuyển sinh.

1. Mở Học sinh, xem checklist hồ sơ và phần trăm hoàn thiện của từng em. Xem Học sinh.
2. Nhận, kiểm và duyệt tài liệu ở Hồ sơ tài liệu (Đạt / Không đạt / Cần làm lại). Xem Hồ sơ tài liệu.
3. Bấm "Nhắc bổ sung hồ sơ (email)" khi học viên còn thiếu giấy tờ.
4. Tạo và cập nhật Application: gắn trường, ngành, học bổng, deadline, ghi nhận kết quả. Xem Application.
5. Giao và theo dõi Công việc nhóm hồ sơ. Xem Công việc.

🧭 Bắt đầu nhanh: Kế toán Kế toán

Quản lý hợp đồng về tiền, thu công nợ và duyệt giảm giá/hoàn phí.

1. Mở Hợp đồng, kiểm giá trị, đặt cọc, lịch thanh toán; duyệt giảm giá khi cần. Xem Hợp đồng.
2. Vào Thanh toán & công nợ, ghi nhận khoản thu, bấm "Đã thu" cho từng đợt. Xem Thanh toán.
3. Theo dõi "Còn phải thu" và các khoản quá hạn để nhắc học viên.
4. Xử lý nghiệp vụ nhạy cảm (hoàn phí, hủy/thanh lý hợp đồng) - cần quyền Kế toán/BGĐ.
5. Xuất số liệu tài chính và báo cáo ở Báo cáo. Xem Báo cáo.

🧭 Bắt đầu nhanh: CSKH / Xuất cảnh CSKH

Chăm học viên, làm visa và lo xuất cảnh.

1. Trả lời học viên ở Hỗ trợ học viên, chú ý các cuộc "Quá hạn" theo SLA. Xem Hỗ trợ học viên.
2. Theo dõi và cập nhật Visa: checklist, lịch hẹn, kết quả. Xem Visa.
3. Lo Xuất cảnh: vé, Travel Pack, ngày nhập học, bảng chi phí. Xem Xuất cảnh.
4. Xử lý Hỗ trợ sau nhập học (ticket) cho học viên đã sang. Xem Hỗ trợ sau nhập học.
5. Tạo và theo dõi Công việc liên quan. Xem Công việc.

🧭 Bắt đầu nhanh: Quan hệ trường Quan hệ trường

Xây dữ liệu trường, ngành, học bổng và xử lý nộp/nhận kết quả.

1. Cập nhật Trường & ngành: thêm trường, ngành, học bổng theo năm. Xem Trường, ngành & học bổng.
2. Quản lý Application: nộp trường, theo trạng thái xét, ghi nhận và duyệt kết quả. Xem Application.
3. Ghi nhận Học bổng THỰC NHẬN, học phí/ký túc, trợ cấp khi có kết quả.
4. Trao đổi với học viên ở Hỗ trợ học viên khi được phân công.

Lead & CRM SaleQLKD

Tiếp nhận, chống trùng, phân tuyến và theo dõi follow-up khách tiềm năng.

1. Vào menu "Lead & CRM". Danh sách hiển thị theo trạng thái và mức độ nóng (HOT/WARM/COLD). Dùng ô tìm "theo tên, SĐT, mã Lead, email" và bộ lọc để thu hẹp.
2. Tạo mới: bấm "Tạo Lead", điền Họ và tên, Số điện thoại, email, Nguồn / Chiến dịch (VD: Facebook Ads T9) và nhu cầu ban đầu, rồi Lưu. Hệ thống tự sinh mã và chống trùng theo SĐT/email; nếu trùng sẽ báo "Đã tồn tại Lead trùng".
3. Bấm vào một lead để xem chi tiết: thông tin liên hệ, nguồn, số công việc, số tin nhắn, và mục "Follow-up kế tiếp".
4. Sau mỗi lần chăm sóc, cập nhật trạng thái (Đã tư vấn, Đang cân nhắc, Chờ đặt cọc...) và đặt lịch follow-up để không bỏ sót.
5. Khi khách đồng ý, bấm "Chuyển thành Student" để lập hồ sơ học sinh (kèm checklist tài liệu). Nếu lead đã chuyển, có nút "Xem hồ sơ Student".

Học sinh (Student 360) SaleCase Manager

Hồ sơ xuyên suốt từ nhập học đến sau xuất cảnh.

1. Vào menu "Học sinh (Student 360)", tìm theo tên, mã, SĐT, CCCD/CMND hoặc hộ chiếu; lọc theo giai đoạn. Cột "Hồ sơ hoàn thiện" cho biết đủ/thiếu bao nhiêu giấy tờ.
2. Thêm mới: bấm "Thêm học sinh", nhập họ tên (và email/ghi chú nếu có) rồi bấm "Tạo học sinh". Hệ thống tự tạo hồ sơ kèm checklist tài liệu và việc thu hồ sơ.
3. Mở hồ sơ để xem: thông tin, giai đoạn hiện tại, checklist hồ sơ (hoàn thiện %), phụ huynh/người liên quan, công việc.
4. Bấm "Sửa hồ sơ" để cập nhật thông tin cá nhân, học thuật, mục tiêu du học (hệ học, kỳ nhập học, ngành, ngân sách, mục tiêu học bổng), rồi bấm "Lưu hồ sơ".
5. Tải tài liệu: ở khối "Tải nhiều tài liệu" chọn file rồi bấm "Tải lên" (nhiều định dạng: ảnh, PDF, word, excel, video...). Cần nhắc học viên nộp thì bấm "Nhắc bổ sung hồ sơ (email)".
6. Đổi ảnh học sinh bằng "Tải ảnh lên"; tạo yêu cầu hỗ trợ bằng ô "Nội dung ticket" rồi bấm "Tạo ticket".

Hợp đồng Kế toánSale (xem)

Gói dịch vụ, giá trị, đặt cọc và lịch thanh toán.

1. Vào menu "Hợp đồng", tìm theo mã hợp đồng hoặc tên học sinh.
2. Bấm "Tạo hợp đồng", chọn học sinh (chưa có hợp đồng), chọn Gói dịch vụ, nhập Giá trị hợp đồng, Giảm giá (kèm lý do bắt buộc), Đặt cọc, Số đợt còn lại, Phí kết quả, Đợt đầu đến hạn. Hệ thống tự sinh mã và lịch thanh toán theo số đợt, bấm Lưu.
3. Trong hợp đồng: xem Bảng dịch vụ (nhập theo RMB, hệ thống quy đổi VNĐ theo tỷ giá), Lịch thanh toán, phần Công nợ. Với mỗi đợt có nút "Đã thu".
4. Nếu có giảm giá cần duyệt, người có quyền bấm "Duyệt giảm giá" (chuyển thành "Đã duyệt giảm giá").
5. Tải hợp đồng đã ký: bấm "Tải lên HĐ đã ký"; xem hoặc in giấy tờ bằng "Xem / In giấy tờ" (Hợp đồng, Phụ lục, Phiếu thu, rồi "In / Lưu PDF").
6. Gửi email cho học viên: "Nhắc lịch đóng phí" hoặc "Xác nhận đã đóng phí" (xem trước rồi bấm "Gửi email").

Thanh toán & công nợ Kế toán

Theo dõi dòng tiền, nhắc thu và công nợ.

1. Vào menu "Thanh toán & công nợ". Hai số tổng ở trên: "Đã thu" và "Còn phải thu". Tìm theo tên học sinh, lọc theo trạng thái.
2. Thêm khoản: bấm "Thêm thanh toán", chọn Hợp đồng, nhập Số tiền (VNĐ), Hạn thu, nội dung, rồi bấm "Tạo khoản thu". (Chưa có hợp đồng thì tạo ở trang Hợp đồng trước.)
3. Khi nhận được tiền, đánh dấu khoản đó là "Đã thu". Trạng thái khoản chạy: Chờ thu, Thu một phần, Đã thu, Quá hạn, Đã hoàn.
4. Theo dõi các khoản Quá hạn để nhắc học viên; xuất số liệu bằng "Xuất CSV" khi cần.

Hồ sơ tài liệu Case Manager

Checklist tài liệu theo từng học sinh, kiểm và duyệt an toàn.

1. Vào menu "Hồ sơ tài liệu". Hai số tổng: "Thiếu" và "Tổng tài liệu". Tìm theo tên học sinh.
2. Thêm tài liệu: bấm "Thêm tài liệu", chọn học sinh, chọn Nhóm tài liệu (Cá nhân, Học thuật, Ngoại ngữ, Application, Admission, Visa, Xuất cảnh, Bổ sung), chọn một hoặc nhiều file rồi bấm "Tải lên".
3. Với mỗi tài liệu: bấm "Xem" để mở file (ảnh/PDF mở thẳng trong trình duyệt), "Tải" để tải về, hoặc "Thay file" để thay bản mới.
4. Kiểm và đổi trạng thái: Đã nhận, Không đạt, Cần làm lại, Cần dịch, Đang dịch, Cần công chứng, Đang công chứng, Hoàn thiện. Có thể nhập "Ghi chú phản hồi cho học viên" rồi bấm "Gửi phản hồi" - nếu đặt Đạt/Không đạt hệ thống tự email cho học viên.
5. Muốn AI bóc dữ liệu từ ảnh giấy tờ: bấm "AI đọc" (cần Admin đã bật một provider vision như Gemini).

Application (nộp trường) Case ManagerQuan hệ trường

Theo dõi nộp trường, deadline và trạng thái tuyển sinh.

1. Vào menu "Application", tìm theo tên học sinh hoặc trường, lọc theo trạng thái.
2. Bấm "Tạo application": chọn học sinh, chọn trường, chọn học bổng, nhóm chiến lược (An toàn / Phù hợp / Mục tiêu cao), tài khoản nộp và deadline, rồi Lưu.
3. Cập nhật trạng thái theo tiến trình: Chuẩn bị, Sẵn sàng, Đã nộp, Trường đang xét, Cần bổ sung, Phỏng vấn, Trúng có điều kiện, Trúng tuyển, Không trúng, Đã rút.
4. Khi có kết quả: bấm "Ghi nhận / cập nhật kết quả", chọn loại (Offer, Admission Notice, Scholarship Result, JW201, JW202), nhập Học bổng THỰC NHẬN, học phí/ký túc, trợ cấp, ngày nhập học, rồi "Lưu kết quả".
5. Trước khi báo học viên, người có quyền bấm "Duyệt kết quả". Khi application chuyển "Trúng tuyển", hệ thống tự mở hồ sơ Visa cho học viên.

Trường, ngành & học bổng Quan hệ trường

Database trường, chương trình và học bổng theo năm.

1. Vào menu "Trường & ngành", tìm theo tên trường, tên tiếng Trung hoặc thành phố.
2. Thêm trường: bấm "Thêm trường", nhập Tên trường (Việt), Tên tiếng Trung, Tên tiếng Anh, tỉnh/thành, website, Portal tuyển sinh, liên hệ/ghi chú AJT, rồi bấm "Lưu trường".
3. Trong trang trường: thêm ngành ở mục "Ngành / chương trình" (tên chương trình, ngôn ngữ, học phí) rồi bấm "Thêm ngành".
4. Thêm học bổng: nhập tên học bổng, loại (CSC, trường...), năm, trợ cấp, tick "Miễn học phí" / "Miễn ký túc" nếu có, rồi bấm "Thêm học bổng".
5. Dùng dữ liệu này khi tạo Application và khi tư vấn học viên (điều kiện, hạn nộp).

Visa CSKH

Hồ sơ visa tự mở khi học sinh trúng tuyển. Theo dõi lịch hẹn và kết quả.

1. Vào menu "Visa". Khi một application chuyển "Trúng tuyển", hệ thống tự tạo hồ sơ visa - không cần tạo tay.
2. Mở một hồ sơ để xem "Checklist hồ sơ visa" (hộ chiếu còn hạn, Admission/JW201-JW202, ảnh thẻ nền trắng, đơn JW202, giấy khám sức khỏe, chứng minh tài chính, lịch hẹn nộp) và tick các mục đã có.
3. Cập nhật Lịch hẹn, ngày nộp, Ngày có kết quả và ghi chú/vấn đề phát sinh, rồi bấm "Lưu hồ sơ visa".
4. Trạng thái visa chạy: Chờ hồ sơ, Sẵn sàng, Đã hẹn lịch, Đã nộp, Đang xét, Yêu cầu bổ sung, Đã có visa, Bị từ chối. Khi "Đã có visa", hệ thống tự mở hồ sơ Xuất cảnh.

Xuất cảnh CSKH

Hồ sơ xuất cảnh tự mở khi có visa. Travel Pack, vé, ngày nhập học.

1. Vào menu "Xuất cảnh". Hồ sơ tự mở khi visa được duyệt.
2. Mở hồ sơ, điền "Vé & lịch nhập học": số hiệu chuyến bay, ngày bay, sân bay, ký túc xá, đón sân bay, SIM/Ngân hàng/WeChat/Alipay.
3. Nhập "Bảng chi phí nhập học" theo RMB (học phí, ký túc, bảo hiểm, khám sức khỏe, residence permit, đặt cọc phòng, chi phí khác); bấm Lưu để hệ thống quy đổi VNĐ theo tỷ giá.
4. Khi gửi cẩm nang cho học viên, đánh dấu "Đã gửi Travel Pack". Bấm "Lưu hồ sơ xuất cảnh".
5. Trạng thái chạy: Chuẩn bị, Đã đặt vé, Đã gửi Travel Pack, Đã bay, Đã đến, Đã nhập học.

Công việc

Giao việc trên hệ thống, đặt deadline và cảnh báo quá hạn.

1. Vào menu "Công việc". Ba tab: "Đang mở", "Quá hạn", "Hoàn thành". Tìm theo tên việc hoặc người liên quan.
2. Bấm "Tạo công việc", nhập tiêu đề (VD: "Gọi khách xác nhận hồ sơ"), chọn người phụ trách, học sinh liên quan (nếu có), Hạn chót, mô tả, rồi Lưu.
3. Trong danh sách, bấm "Xong" để đánh dấu việc đã hoàn thành.
4. Nhận nhắc việc qua chuông trong hệ thống và thông báo đẩy trên điện thoại (nếu đã bật).

Hộp thư

Nơi gom các tin/nhắc nội bộ liên quan tới bạn.

1. Vào menu "Hộp thư" để xem các tin nhắn/nhắc việc liên quan tới lead, học sinh bạn phụ trách.
2. Mở từng tin để xem chi tiết và mở nhanh sang hồ sơ liên quan.
3. Chuông thông báo ở góc trên hiện số tin mới; bấm chuông để xem nhanh.

Báo cáo QLKDKế toán

Số liệu tổng hợp về kinh doanh, hồ sơ và tài chính.

1. Vào menu "Báo cáo" để xem các chỉ số theo kỳ (lead, chuyển đổi, doanh thu, công nợ...).
2. Chọn khoảng thời gian / bộ lọc để xem đúng phạm vi cần.
3. Bấm nút xuất để tải số liệu ra file khi cần (vai trò có quyền Xuất mới thấy).

Hỗ trợ học viên (chat) CSKHSale

Trao đổi trực tiếp với học viên qua Cổng học viên, quản lý như phiếu hỗ trợ.

1. Vào menu "Hỗ trợ học viên". Cột trái là danh sách Hội thoại từ học viên; số đỏ là tin "mới" chưa đọc. Lọc "Tất cả" hoặc "Quá hạn".
2. Bấm một hội thoại để mở. Bên phải hiện lịch sử tin nhắn và có nút "Mở hồ sơ học viên".
3. Nhập câu trả lời vào ô "Nhập câu trả lời...", có thể "Đính kèm" file, rồi bấm "Gửi". Học viên nhận ngay ở Cổng học viên.
4. Mỗi hội thoại có người "Phụ trách" (hoặc "Chưa gán"). Theo dõi cột SLA để trả lời trước khi bị đánh dấu "Quá hạn". Đóng hội thoại khi đã giải quyết.

Phân tích chăm sóc QLKDAdmin

Đo hiệu quả chăm sóc học viên và nắm chủ đề học viên hay hỏi.

1. Từ trang Hỗ trợ học viên, mở "Phân tích chăm sóc" (số liệu 30 ngày gần nhất).
2. Xem các chỉ số: số hội thoại, tổng tin nhắn, hội thoại chờ trả lời, quá hạn SLA, thời gian phản hồi trung bình, tỷ lệ đã đóng.
3. Xem hiệu quả theo nhân viên (được giao, đã đóng, tỷ lệ đóng, phản hồi TB, tồn, điểm) và các chủ đề học viên hay trao đổi (Visa, Học phí, Giấy tờ, Học bổng, Chỗ ở, Lịch hẹn, Khác).
4. Xem giờ cao điểm và các cuộc chờ trả lời lâu nhất để phân bổ người trực.

Hỗ trợ sau nhập học CSKH

Xử lý yêu cầu của học viên đã sang Trung Quốc, quản lý dạng ticket.

1. Vào menu "Hỗ trợ sau nhập học" để xem danh sách ticket từ học viên/nội bộ.
2. Tạo ticket ngay trong hồ sơ học sinh (ô "Nội dung ticket" rồi bấm "Tạo ticket") hoặc ở trang này.
3. Mở ticket, trao đổi và cập nhật trạng thái tới khi xử lý xong.

Cổng học viên

Nơi học viên tự đăng nhập để theo dõi hồ sơ, tải giấy tờ và nhắn tin với trung tâm.

1. Học viên vào admin.ajt360.edu.vn/portal. Đăng nhập bằng mã hồ sơ (VD: AJT26-0001) và số điện thoại, rồi bấm "Đăng nhập".
2. Trang chủ cổng hiện: tên và mã học viên, giai đoạn hiện tại, mục "Giấy tờ còn thiếu", mốc deadline sắp tới, trạng thái Visa, phần tài chính (Đã đóng / Còn nợ).
3. Với giấy tờ còn thiếu/bị từ chối/cần làm lại, học viên bấm "Tải lên" (hoặc "Xem" bản đã nộp); nộp xong trang tự làm mới.
4. Mục "Trao đổi với trung tâm": học viên bấm "Tạo mới" để mở một cuộc thoại (nhập chủ đề + nội dung, có thể "Đính kèm" file), rồi nhắn tin. Nhân viên trả lời ở menu "Hỗ trợ học viên".
5. Chuông trên cổng hiện số việc học viên cần làm (giấy tờ cần xử lý) và số tin trung tâm mới trả lời. Cần trợ giúp có sẵn dòng hotline và Zalo bấm gọi được.

Người dùng & phân quyền Admin

Tạo tài khoản nhân viên, gán vai trò, khóa/mở và xem thiết bị.

1. Vào menu "Người dùng" để xem danh sách tài khoản.
2. Tạo mới: bấm "Tạo tài khoản mới", nhập Họ và tên, Email, chọn Vai trò, tick "Kích hoạt ngay" (bỏ tick nếu muốn để trạng thái khóa chờ duyệt), rồi bấm "Tạo tài khoản". Hệ thống sinh Mật khẩu tạm hiện MỘT LẦN - bấm "Copy email + mật khẩu" gửi cho người dùng để họ đăng nhập rồi tự đổi.
3. Mở một tài khoản để sửa: đổi Họ tên, Bộ phận, Vai trò rồi bấm "Lưu thay đổi" (có thông báo "Đã lưu thay đổi"). Xem "Thiết bị & bảo mật": số thiết bị (passkey), 2FA đã bật hay chưa; có thể gỡ thiết bị khi học viên mất máy.
4. Khi ai đó nghỉ việc: nên KHÓA tài khoản thay vì xóa để giữ lịch sử. Nút "Xóa tài khoản" chỉ dùng khi tài khoản không gắn dữ liệu; không xóa được quản trị viên cuối cùng và không tự xóa chính mình.

Vai trò & tùy biến quyền Admin

Cấp quyền chi tiết cho từng vai trò và thêm vai trò riêng.

1. Vào menu "Cài đặt" > tab "Vai trò".
2. Chọn một vai trò, tick các Chức năng theo từng module: Xem, Tạo, Sửa, Xóa, Xuất, Duyệt. Bỏ tick "Xem" ở module nào sẽ ẩn module đó khỏi menu của vai trò đó.
3. Bấm "Lưu quyền vai trò". Thay đổi có hiệu lực sau khi người dùng ĐĂNG NHẬP LẠI.
4. Thêm vai trò riêng: ở "Vai trò tùy biến" nhập Tên vai trò mới, bấm "Thêm vai trò", rồi cấp quyền như trên. Vai trò tùy biến mặc định chưa có quyền nào cho tới khi bạn tick.

Cài đặt hệ thống Admin

Cấu hình chung, thông báo, kênh gửi, mẫu giấy tờ/email và tự phân công.

1. Vào menu "Cài đặt". Các tab: Chung, Thông báo, Kênh gửi, Vai trò, Giấy tờ, Mẫu Email, Tự phân công, Thông báo chung.
2. Chung: tên hiển thị hệ thống, email liên hệ, tên pháp nhân + MSDN (chân trang), website, tỷ giá 1 RMB = ? VNĐ, số ngày nhắc trước deadline, và các số Hotline/Zalo hiện ở nút liên hệ và chân trang.
3. Kênh gửi: bật Email (Resend) (nhập API key, tên và email người gửi đã verify domain) và Telegram (Bot token + chat/group id) để hệ thống gửi email/thông báo thật.
4. Thông báo: với mỗi sự kiện (học sinh mới, hồ sơ thiếu, có kết quả tuyển sinh/visa, công nợ quá hạn, việc quá hạn, ticket mới...) chọn gửi cho vai trò nào, email nào, Telegram nào; bấm "Lưu định tuyến thông báo".
5. Giấy tờ và Mẫu Email: soạn mẫu hợp đồng, phụ lục, phiếu thu/chi, và email (đăng ký, kích hoạt, quên mật khẩu, trúng tuyển, visa, bổ sung hồ sơ, nhắc phí...). Bấm "Dùng mẫu mặc định" rồi chỉnh; hệ thống tự điền placeholder khi in/gửi.
6. Tự phân công: bật để lead mới và hội thoại hỗ trợ tự chia cho người phù hợp; đặt vai trò nhận, trần số việc mỗi người, và ngưỡng SLA (giờ). Lưu lại.

Cấu hình AI Admin

Đấu nối nhiều AI qua CLI để hỗ trợ tóm tắt lead, đọc tài liệu... AI lỗi thì tự chuyển người thật.

1. Vào menu "Cấu hình AI". Trên máy chủ cần cài sẵn và đăng nhập CLI muốn dùng (claude, gemini, codex...).
2. Bấm "Thêm provider AI": chọn Loại AI, đặt tên hiển thị (VD: "Gemini chính"), nhập lệnh CLI và tham số, chọn model, đặt Ưu tiên (số nhỏ chạy trước), rồi bấm "Thêm provider".
3. Với provider đã có: dùng công tắc Bật/Tắt, bấm "Test" để kiểm tra kết nối thật, hoặc "Xóa" khi không dùng.
4. Nên đặt nhiều provider để hệ thống tự xoay vòng và dự phòng khi một cái lỗi. Xem "Nhật ký gọi AI" để theo dõi các lượt gọi.

Thông báo chung & Popup Admin

Gửi thông điệp tới toàn công ty và quản lý popup nhắc việc.

1. Thông báo chung: vào Cài đặt > tab "Thông báo chung", nhập Tiêu đề (VD: lịch nghỉ lễ) và nội dung, bấm "Gửi cho mọi người". Tin hiện ở chuông của tất cả nhân viên.
2. Popup thông báo: vào menu "Popup thông báo" (nhóm Hệ thống) để tạo/sửa popup hiện lên khi nhân viên vào hệ thống.
3. Đặt nội dung, thời gian hiển thị của popup rồi lưu.

Nhật ký hệ thống & lỗi Admin

Truy vết thao tác quan trọng và theo dõi lỗi kỹ thuật.

1. Vào menu "Nhật ký hệ thống" để xem ai đã làm gì (tạo/sửa/xóa các bản ghi quan trọng), phục vụ kiểm tra khi cần.
2. Vào menu "Nhật ký lỗi" để xem các lỗi kỹ thuật hệ thống ghi nhận; gửi thông tin này cho đội kỹ thuật khi báo sự cố.

Trang Cập nhật

Xem lịch sử các phiên bản và tính năng mới của phần mềm.

1. Vào menu "Cập nhật" (nhóm Hệ thống, hiện cho mọi vai trò).
2. Xem danh sách các bản cập nhật: phiên bản, ngày, lợi ích và những gì mới.

❓ Câu hỏi thường gặp

15 tình huống hay gặp và cách xử lý nhanh.

1. Quên mật khẩu? Ở trang đăng nhập bấm "Quên mật khẩu?", nhập email hoặc SĐT, bấm "Gửi mã OTP" rồi làm theo liên kết đặt lại. Xem mục Quên / đặt lại mật khẩu.
2. Không đăng nhập được? Kiểm tra đúng email/username/SĐT và mật khẩu. Nếu báo "thử lại sau X phút" là bị tạm khóa do nhập sai nhiều lần - chờ rồi thử lại. Nếu báo "chờ duyệt hoặc đã bị khóa" thì liên hệ Admin.
3. Đổi tên hiển thị? Vào "Cài đặt tài khoản" > "Họ tên & Số điện thoại", sửa rồi bấm "Lưu". Tên đổi ngay, không cần đăng nhập lại.
4. Bật thông báo trên điện thoại? Vào "Cài đặt tài khoản" > "Thông báo đẩy" > "Bật thông báo" và cho phép quyền. Xem mục Bật thông báo.
5. Cài app ra màn hình chính? Mở menu trình duyệt rồi chọn "Thêm vào màn hình chính" (iPhone dùng Safari, Android dùng Chrome).
6. Mất điện thoại có 2FA / Passkey? Nhờ Admin vào "Người dùng", mở tài khoản của bạn để gỡ thiết bị/2FA cũ; sau đó bạn đăng ký lại passkey/2FA trên máy mới.
7. Không thấy một menu nào đó? Do vai trò của bạn chưa được cấp quyền "Xem" module đó. Nhờ Admin bật ở Cài đặt > Vai trò; nhớ đăng nhập lại để có hiệu lực.
8. Đổi ngôn ngữ? Bấm nút chọn ngôn ngữ ở góc trên bên phải, chọn Việt / English / 中文.
9. Xuất dữ liệu ra file? Ở các trang có nút "Xuất CSV" (Lead, Học sinh, Thanh toán) hoặc nút xuất ở Báo cáo. Chỉ vai trò có quyền "Xuất" mới thấy nút.
10. Khóa / mở tài khoản nhân viên? Admin vào "Người dùng", mở tài khoản để khóa/mở. Nên khóa thay vì xóa khi người đó đang gắn dữ liệu, để giữ lịch sử.
11. Đổi email đăng nhập? Email không tự đổi được; cần Admin duyệt/đổi giúp ở mục Người dùng.
12. Dữ liệu không cập nhật? Bấm tải lại trang (F5 trên máy tính, vuốt xuống để làm mới trên điện thoại). Khung chat học viên tự làm mới sau ít giây.
13. Gửi email cho học viên nhưng không thấy đi? Cần Admin đã bật kênh Email (Resend) trong Cài đặt > Kênh gửi. Chưa bật thì email chỉ ở chế độ nháp/xem trước.
14. Tạo tài khoản cho nhân viên mới thế nào? Admin vào "Người dùng" > "Tạo tài khoản mới", chọn vai trò, copy mật khẩu tạm (hiện một lần) gửi cho họ. Xem mục Người dùng & phân quyền.
15. Học viên đăng nhập cổng ở đâu? Vào admin.ajt360.edu.vn/portal, dùng mã hồ sơ + số điện thoại. Xem mục Cổng học viên.

📘 Vai trò

8 vai trò gốc và phạm vi công việc chính.

📘 Trạng thái & mức độ Lead

Cách hệ thống phân loại khách tiềm năng.

Mức độ (độ nóng): HOT (rất tiềm năng), WARM (ấm), COLD (lạnh), Nuôi dưỡng, Mất khách.

Trạng thái: Lead mới, AI khai thác, Chờ tư vấn, Đã tư vấn, Đang cân nhắc, Chờ đặt cọc, Đã đặt cọc, Đã ký, Follow-up sau, Mất khách.

Nguồn: Facebook, Zalo, Website, TikTok, Hotline, Giới thiệu, Sự kiện, Trực tiếp, Khác.

📘 Giai đoạn học viên & hệ học

Vòng đời hồ sơ chạy tuần tự theo giai đoạn.

Giai đoạn: Mới tạo, Thu hồ sơ, Chiến lược trường, Nộp hồ sơ, Kết quả tuyển sinh, Visa, Xuất cảnh, Sau nhập học, Đã đóng.

Hệ học: Hệ ngôn ngữ, Dự bị, Đại học, Thạc sĩ, Tiến sĩ.

📘 Hợp đồng & thanh toán

Các trạng thái về hợp đồng và dòng tiền.

Trạng thái hợp đồng: Nháp, Chờ ký, Đang hiệu lực, Hoàn thành, Đã hủy, Đã thanh lý.

Trạng thái thanh toán: Chờ thu, Thu một phần, Đã thu, Quá hạn, Đã hoàn.

Loại khoản: Đặt cọc, Trả góp/đợt, Phí kết quả, Hoàn phí, Giảm trừ, Khác.

📘 Trạng thái tài liệu

Ý nghĩa nhãn màu của từng giấy tờ.

Xanh (tốt): Đã nhận, Hoàn thiện.

Đỏ (cần xử lý): Chưa có, Không đạt, Cần làm lại.

Vàng (đang xử lý): Cần dịch, Đang dịch, Cần công chứng, Đang công chứng.

Nhóm tài liệu: 01 Cá nhân, 02 Học thuật, 03 Ngoại ngữ, 04 Application, 05 Admission, 06 Visa, 07 Xuất cảnh, Bổ sung.

📘 Application, visa & xuất cảnh

Các trạng thái theo dõi đường du học.

Application: Chuẩn bị, Sẵn sàng, Đã nộp, Trường đang xét, Cần bổ sung, Phỏng vấn, Trúng có điều kiện, Trúng tuyển, Không trúng, Đã rút.

Nhóm chiến lược trường: An toàn, Phù hợp, Mục tiêu cao.

Visa: Chờ hồ sơ, Sẵn sàng, Đã hẹn lịch, Đã nộp, Đang xét, Yêu cầu bổ sung, Đã có visa, Bị từ chối.

Xuất cảnh: Chuẩn bị, Đã đặt vé, Đã gửi Travel Pack, Đã bay, Đã đến, Đã nhập học.